SysCon – die Erste!
Das 21. ProfSys Anwendertreffen am 17. und 18.05.2017 in Gera
Wie – nach 20 Jahren – ein Anwendertreffen verjüngen? Diese Frage stellten wir uns 2017 ganz besonders. Wir wollten noch frischer, noch vielfältiger und noch anwenderfreundlicher sein. Kurz: Unseren Teilnehmern noch mehr Nutzen bieten – und ein schönes Erlebnis obendrein. Herausgekommen ist die SysCon – ein ganz neues Konferenz-Format für ProfSys Anwender. Hier das Wichtigste ganz kurz:
- Über 300 ProfSys Anhänger nutzen im Novotel Gera die Gelegenheit, sich über aktuelle Themen in der Sozialwirtschaft zu informieren.
- 26 verschiedene Workshops laden ein, sich nach eigenen Bedürfnissen weiterzubilden.
- IC-SYS hat nun Expertenbeiräte. Das ist ein Feedback-Format, mit dem Sie Ihre Software aktiv mitgestalten können.
Kernthemen: die ProfSys App – IT-Sicherheit & Datenschutz – die GoBD – alle begleitet mit handfesten Lösungen und Best-Practice-Beispielen.
So konnten unsere Teilnehmer die eigene Situation beurteilen, Fragen stellen und handlungssicher werden.
Nutzen – weit über die Konferenz hinaus
… war uns ein weiteres Anliegen. Deshalb finden Sie hier eine Dokumentation über die Ergebnisse der SysCon 2017. Sie können schnell durch alle Themen browsen. Wenn Sie die entsprechend gekennzeichneten Links „Mehr erfahren“ anklicken, bekommen Sie weitere Einzelheiten und eine Checkliste für möglichen Handlungsbedarf.
Sie konnten diesmal nicht dabei sein? Hier bekommen Sie einen reichhaltigen Überblick!
Sie waren dabei? Herzlichen Dank für Ihr positives Feedback und Ihre Anregungen! Wir planen beschwingt bereits die SysCon 2018 – und freuen uns auf ein Wiedersehen!
Die ProfSys App
Von Grund auf neu entwickelt: Sicher, mobil & vielseitig
Unsere App macht vieles leichter, zum Beispiel Daten übertragen unter widrigen Bedingungen. Unsere Intelligent Queueing Technologie – die intelligente Warteschlage – sorgt im Hintergrund selbstständig und jederzeit für eine sichere, vollständige Datenübertragung. Egal, wie schlecht das Netz ist. Auch extrem nützlich, wenn es in der stationären Altenhilfe kein flächendeckendes WLAN gibt.
Für Apple iOS, Google Android und Microsoft Windows 10 Mobile erhältlich.
Das Strukturmodell (SIS) in der Praxis – Ein Erfahrungsbericht
Nadine Sauer vom Landesverein für Innere Mission in der Pfalz
Gute Nachrichten von einer QM-Beauftragten
Wir haben – gleichzeitig – auf das Strukturmodell und von ProfSys.XE auf ProfSys.NET umgestellt. Die Bilanz ein Jahr danach:
- Die Pflegekräfte sind glücklich. Sie berichten, nun einfacher und unbürokratischer planen und dokumentieren zu können.
- Die Umstellung auf ProfSys.NET fiel ihnen leicht. Die Zusammenarbeit mit IC-SYS verlief reibungslos. Es gab immer ein offenes Ohr für unsere Belange.
- Das Programm ließ sich einfach und unkompliziert an die Bedürfnisse der Einrichtung anpassen.
Und nicht zuletzt: Die MDK-Begehungen verliefen nach der Umstellung viel positiver als erwartet. Die Noten blieben mindestens gleich, in einigen Fällen haben sie sich sogar verbessert.
GoBD – was das für Sie bedeutet
Ralf Thielen, Diplom Finanzwirt und Steuerberater
Geht uns alle an – aber wie genau?
GoBD – das sind Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das Bundesfinanzministerium hat sie 2014 veröffentlicht, gültig sind sie seit 2015.
Die Grundsätze regeln die formalen Anforderungen an Ihre Buchführung und Aufbewahrung von steuerlich relevanten Daten und Papierdokumenten. Im Kern handelt es sich hier um die Anpassung der Buchführungspflichten an das digitale Zeitalter. Von diesen Anpassungen sind auch Sie betroffen, unter anderem davon:
- Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Autoarchivierung sind jetzt Pflicht.
- Jedes Unternehmen, gleich welcher Art, braucht eine Verfahrensdokumentation.
GoBD und ProfSys – was das für Sie bedeutet
Thomas Reuschel, Thomas Jahnke, Michael Wiegelmann & Björn Wyrich
Durch diese Ergänzungen wir Ihr System GoBD-sicher
ProfSys allein stellt noch keine GoBD-Sicherheit her, denn dafür ist es schlicht nicht gemacht!
Aber es gibt preiswerte, leistungsstarke Ergänzungen, die sich nahtlos integrieren lassen und vieles von selbst erledigen:
- ein DMS – ein Dokumenten Management System – das alle relevanten Dokumente registriert, archiviert und unmittelbaren Zugriff erlaubt. Das erfüllt Starke-DMS.
- eine Finanzbuchhaltung, die sich elegant in das Gesamtsystem integriert. Diamant/3 spricht mit ProfSys und Starke DMS.
eine Verfahrensdokumentation – im Gesamtsystem verlinkbar, dabei leicht und zuverlässig zu erstellen. Das macht orgavision.
Dokumentenmanagementsystem – effizient und GoBD-sicher
Thomas Jahnke
Leichter Zugriff auf alles
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) macht im Hintergrund das, was Bibliothekare in einer Bibliothek tun: Sie katalogisieren, sortieren und referenzieren den Bestand. Kommt ein Besucher und fragt nach einem bestimmten Werk, können sie sofort Auskunft geben.
Ein DMS ist also der zentrale Zugriffspunkt für alle Dokumente, die irgendwo in Ihrem System gespeichert sind: elektronische Dokumente aus Geschäftsanwendungen, in elektronischer Form eingegangene Dokumente oder eingescannte Papierdokumente.
Ein DMS kann alle geschäftsrelevanten Dokumente wie Rechnungen, Heimverträge, Bestellungen, Bescheide, Verordnungen, Beschlüsse und so weiter in Zusammenhang bringen und GoBD-konform ablegen. Einmal eingerichtet, tut es das ohne Ihr weiteres Zutun.
Dadurch wird der Informationsfluss stark verbessert und Prozesse wie die Dokumentenfreigabe lassen sich leicht optimieren.
Die E-Mail Archivierung – wichtig für die GoBD – gehört ebenfalls zum DMS.
orgavision – GoBD-konforme Verfahrensanweisungen leicht erstellt
Björn Wyrich
Dafür steht orgavision:
Die Erfüllung von Vorgaben und Forderungen aus dem Qualitätsmanagement – und jetzt auch noch der GoBD – stellen Träger und Einrichtung oftmals vor große Herausforderungen, die als zusätzliche Last empfunden werden. Diese Herausforderungen lassen sich mit orgavision leichter bewältigen, da es ein strukturiertes Vorgehen schafft und eine transparente Zusammenarbeit unterstützt.
Alle Mitarbeiter im gesamten Unternehmen finden durch orgavision mühelos alle Verfahrensanweisungen und Regelwerke – gemeinsam erarbeitet, klar und leicht verständlich formuliert.
GoBD – Buchführung im digitalen Zeitalter
Michael Wiegelmann
Neue Anforderungen für Ihr Rechnungswesen – zum Beispiel:
- Elektronisch erzeugte Belege und Belege, die Sie in elektronischer Form erhalten, müssen revisionssicher digital aufbewahrt werden und direkt aus der Buchung erreichbar sein.
- Alle auf elektronischem Wege empfangenen und elektronisch produzierten Belege dürfen ausschließlich elektronisch weiterbearbeitet werden. In diesem Fall wird ein in Papierform aufbewahrter Beleg von den Finanzbehörden nicht mehr akzeptiert.
- Alle Eingangsrechnungen müssen schon immer fortlaufend nummeriert und mit Eingangsdatum versehen aufbewahrt werden. Dies gilt ebenso, wenn Belege digital aufbewahrt werden.
Das Diamant/3 Rechnungswesen erfüllt die oben genannten Anforderungen an eine Buchhaltung vollständig – in punkto Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit genauso wie in der fortlaufenden Aufzeichnung und Unveränderbarkeit. Die Revisionssicherheit des Diamant/3 Rechnungswesens wurde durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft testiert.
Diamant/3 stellt den „Verfahrenslotsen“ bereit. Dieser führt Sie als Assistent durch die notwendigen Schritte zur Erstellung eine GoBD-konformen Verfahrensanweisung für Ihr Rechnungswesen.
Datenschutz 2018 – Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung
Dr. Thomas Engels, LL.M.
Neue Regeln für heikle Gesundheitsdaten
Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung – EU-DSGVO – trat im Mai 2016 in Kraft.
Ab dem 25. Mai 2018 findet sie Anwendung. Was hat es damit auf sich?
Die EU-DSGVO schützt die Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen, besonders deren Recht auf Schutz ihrer personenbezogenen Daten.
Gesundheitsdaten dürfen nur verarbeitet werden, wenn
- der Betroffene einwilligt,
- deren Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist oder
- um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person zu schützen
Für Ihr Unternehmen bedeutet das:
Wenn Sie Gesundheitsdaten verarbeiten, müssen Sie einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten bestellen. Egal, wie klein Ihr Unternehmen ist.
ProfSys Cloud – oder: Warum noch eigene Server betreiben?
Wolfgang Herold
Schlägst Du Dich noch mit Hardware herum? Oder holst Du’s schon aus der Wolke?
Früher musste man alle Dinge im Haus haben. So auch Server. Graue Kästen, die Platz fraßen und vor allem Zeit: Für den Einbau, fürs Konfigurieren, fürs Verkabeln, so dass alle Anwender darauf zugreifen können. Dann ständig Updates und Wartungen. Und schließlich die Anlage skalieren oder gleich ganz erneuern, wenn das Unternehmen wuchs, oder die Anforderungen.
Heute gibt’s das Ganze „as a service“ ins Haus. Als Dienst aus der Cloud. Abrufbar mit ganz normalen Rechnern. Web-Seite aufrufen. Einloggen. Los geht’s!
Das ist für die meisten Unternehmen die bessere Alternative, vor allem für kleinere, denn sie ist:
- Ökonomisch, da skalierbar ohne Kostensprünge: Wer weniger nutzt, zahlt weniger. Wer mehr nutzt, zahlt mehr. Qualifizierte Administratoren inklusive.
- Sicher: Da immer neueste Technik und höchste Standards.
- Rechtssicher: Einhaltung aller rechtlichen Vorschriften (GoBD, EU-DSGVO) inklusive
Telefonanlagen ohne Investitionskosten
Roci Umlauft
Good bye ISDN – und was nun?
2018 schalten fast alle Telefon-Anbieter ihre ISDN-Netze ab. Dann läuft die gesamte Telefonie über die digitalen Netze – über die sogenannte All-IP-Technologie.
Die schlechte Nachricht: Viele Einrichtungen werden deshalb ihre Telefonanlagen umrüsten müssen. Die gute Nachricht: Neue Möglichkeiten erleichtern Kommunikation – ohne große Kosten.
Zum Beispiel Cloud-Telefon-Anlagen wie die One Net Business von Vodafone. Ohne Investitionskosten bieten sie eine umfassende Lösung – Mobilfunkintegration inklusive. Die Cloud-Anlage wird in Deutschland gehostet, und entspricht der Europäischen Datenschutzgrundverordnung.
Die Möglichkeiten – unter anderem:
- Alle Teilnehmer sind bei Bedarf selbst auf ihrem Mobiltelefon unter ihrer Festnetznummer überall erreichbar. So funktioniert Telefonie auch dann noch, wenn die Internetleitung im Büro mal klemmt
- Heimarbeitsplätze sind problemlos integrierbar.
- Anrufe können intelligent gesteuert, Konferenzen problemlos geschaltet, Faxe von überall gesendet und empfangen werden.
Was gab es sonst noch auf der SysCon?
Viele Möglichkeiten zum Erfahrungsaustausch. Hier treffen sich Menschen, die alle eines gemeinsam haben: Sie nutzen ProfSys oder sie wollen es zukünftig tun. Daher schufen wir auch in diesem Jahr die bestmögliche Atmosphäre für informelle Gespräche. Die mehreren hundert ProfSys Anwender nutzten dieses Angebot reichlich. Zum fachlichen Austausch, zum Erhaschen von Tipps und Tricks mit ProfSys und anderen Anwendungen, oder einfach nur zum Netzwerken und Erfahren, wie Kollegen in anderen Einrichtungen mit den verschiedensten Problemen umgehen. „Ach Sie sind das!“, war oft zu hören, als endlich ein Gesicht bekam, was vorher nur Telefonstimme war. Wie immer waren viele IC-SYS’ler mit dabei, die sonst nur hinter den Kulissen zu finden sind. Programmierer und Support-Mitarbeitende zum Beispiel. Die halfen natürlich bei Besucherfragen, wo sie nur konnten – direkt und face-to-face.
Gemeinsame Unternehmungen. Weil man auch mal raus muss aus den Konferenzräumen – und die anderen besser kennenlernen will. Deshalb wählen sich SysCon Besucher für den ersten Konferenz-Nachmittag ihr Lieblings-Event aus unserem Angebot. Dabei erleben sie, was unsere Heimatstadt Gera alles zu bieten hat: Was ist eine „Höhler-Tour“? Wie fühlt es sich an, auf einem Segway durch die Gassen zu rollen? In was hat sich das Gelände der damaligen Bundesgartenschau verwandelt? Das wissen sie jetzt – und behalten es in guter Erinnerung.
Gutes, gesundes Essen. Ein leerer Bauch studiert auch nicht so gern. Laut Dr. Michael Hamm von der Hamburger Hochschule für angewandte Wissenschaften ist die beste Voraussetzung für eine dauerhaft hohe Konzentration: ein konstanter Blutzuckerspiegel, am besten erreichbar durch regelmäßige, kleine Mahlzeiten. Die SysCon legt spätestens alle zwei Stunden eine Pause ein, begleitet von einem reichhaltigen Angebot an hochwertigen, gesunden und leckeren Speisen. So lässt sich genüsslich stemmen, was die SysCon an Fortbildungsmöglichkeiten alles bietet.
Buchen Sie rechtzeitig Ihre Plätze für die SysCon 2018!
Ausblick auf die SysCon 2018
18. & 19. April 2018 – im Penta Hotel Gera
- Alles mobil: Wieviel Desktop Anwendung wird eigentlich noch gebraucht?
- Endlich: ProfSys.NET für alle Anwender!
- Die Digitalisierung der Sozialwirtschaft: Wo die Reise hingeht – Prof. Helmut Kreidenweis
- Es wird ernst: Die EU-Datenschutzgrundverordnung wird scharf geschaltet!
- Die Expertenbeiräte haben Fahrt aufgenommen: Erste Ergebnisse
- Über 20 professionelle Workshops zur eigenen Fortbildung
- Fortbildungszertifikat – erstmals für alle Teilnehmer
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die zweitägige Fortbildungs-Konferenz für ProfSys Anwender